Легализация документов

Легализация (лат. «legalis» — «законный») — совершение действий, придающих документу юридическую силу; в международном праве «легализация» — это подтверждение подлинности и юридической силы выданного в иностранном государстве документа.

В соответствии со ст. 104 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус принимает документы, оформленные с участием компетентных органов иностранных государств, при условии их легализации, за исключением случаев, установленных международными договорами с участием Российской Федерации.

Не требуется легализация документов:
С рядом государств (перечень см. ниже) Российская Федерация заключила договоры о взаимном признании официальных документов, что означает, что надлежащим образом оформленные документы на территории одного государства признаются другим государством без каких-либо формальностей.

В настоящее время к таким государствам относятся: Азербайджан, Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан, Молдова, Туркменистан, Таджикистан, Узбекистан, Украина, Алжир, Албания, Болгария, Босния и Герцеговина, Венгрия, Вьетнам, Кипр, Китай, КНДР, Куба, Латвия, Литва, Эстония, Македония, Монголия, Польша, Румыния, Словения, Тунис, Хорватия, Чехия, Сербия, Черногория, Испания, Аргентина, Египет, Индия, Иран, Ирак.

Документы, исходящие из других государств (не заключивших с РФ договоров о взаимном признании официальных документов), как и исходящие из России в те же другие государства, должны быть легализованы.

В соответствии с нормами международного права в настоящее время существуют два основных вида легализации: Апостиль и консульская легализация.

Апостиль

«Апостиль» — штамп с наименованием на французском языке, имеющий форму прямоугольника со стороной не менее 9 сантиметров.

Образец апостиля

Апостиль может быть проставлен непосредственно на документе; может быть выполнен на отдельном листе, который в обязательном порядке должен быть прошит с основным документом, на прошивке должна быть печать органа, проставившего апостиль.

Проставление апостиля на документе подтверждает подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, а также подлинность печати или штампа, имеющихся на документе. Подпись, печать или штамп, имеющиеся на апостиле, никакого заверения не требуют.

Полномочия на проставление апостиля на документах предоставляются каждым государством своим компетентным органам с учетом их официальных функций.

Органы в Российской Федерации, проставляющие апостили:

1. Министерство юстиции Российской Федерации:

  • проставляет в установленном порядке апостиль на официальных документах, исходящих от компетентных органов Российской Федерации, подлежащих вывозу за границу, за исключением случаев, когда сами компетентные органы наделены полномочиями по проставлению апостиля, а также на копиях официальных документов, исходящих от судебных органов Российской Федерации, заверенных в установленном порядке (Указ Президента Российской Федерации от 13.10.2004 г. № 1313 «Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации»);
  • удостоверяет подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати при легализации документов, представляемых физическими и юридическими лицами в компетентные органы иностранных государств (Приказ Минюста России от 28.06.2012 г. № 123 «Об утверждении Административного регламента предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по удостоверению подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати при легализации документов, представляемых физическими и юридическими лицами в компетентные органы иностранных государств»).

Министерство юстиции Российской Федерации:
Место нахождения: 119991, г. Москва, ул. Житная, д. 14
Официальный сайт: minjust.ru

Департамент международного права и сотрудничества Министерства юстиции Российской Федерации, осуществляющий полномочия по проставлению апостиля:
Место нахождения: 117818, г. Москва, ул. Кржижановского, д. 13, к. 1

2. Министерство обороны Российской Федерации:

  • осуществляет полномочия по проставлению апостиля на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах Российской Федерации, Вооруженных Силах Союза ССР и Объединенных Вооруженных Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации (Постановление Правительства РФ от 14.07.2008 г. № 523 «О предоставлении Министерству обороны Российской Федерации полномочий на проставление апостиля на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах Российской Федерации, Вооруженных Силах Союза ССР и Объединенных Вооруженных Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации»).

3. Министерство образования и науки Российской Федерации и его региональные органы, а также Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки:

  • проставляют апостиль на документах об образовании, об ученых степенях и ученых званиях. Порядок проставления апостиля регламентируется приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 13.06.2012 г. № 482 «Об утверждении Административного регламента проставления органами государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющими переданные полномочия Российской федерации в области образования, государственной услуги по подтверждению документов государственного образца об образовании, об ученых степенях и ученых званиях».

Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки:
Место нахождения: 127994, г. Москва, ул. Садовая-Сухаревская, д. 16, К-51, ГСП-4,
115162, г. Москва, ул. Шаболовка, д. 33
Официальный сайт: obrnadzor.gov.ru

4. Федеральное архивное агентство и уполномоченные органы исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела:

  • проставляют апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), федеральными государственными архивами и муниципальными архивами. Порядок проставления апостиля регламентирован Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 г. № 894 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства».

Федеральное архивное агентство:
Место нахождения: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, 12
Официальный сайт: archives.ru

5. Органы ЗАГС субъектов Российской Федерации:

  • проставляют апостиль на официальные документы о государственной регистрации актов гражданского состояния. В Московской области порядок проставления апостиля органами ЗАГС регламентируется Постановлениями Правительства Московской области.

Главное управление ЗАГС Московской области:
Место нахождения: 127051, г. Москва, Средний Каретный переулок, д. 7, стр. 1
Официальный сайт: zags.mosreg.ru

6. Генеральная прокуратура Российской Федерации и Министерство внутренних дел Российской Федерации:

  • проставляют апостиль на документах, исходящих от этих органов, в порядке правопреемства аналогичных функций Генеральной прокуратуры СССР и МВД СССР, наделенных правом проставления апостиля действующим законодательством. Так, Управление правовой помощи Главного управления международно-правового сотрудничества Генеральной прокуратуры Российской Федерации при необходимости заверяет апостилем запросы российских правоохранительных органов. Министерство внутренних дел Российской Федерации возложило обязанности по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации, на подразделение МВД России - Главный информационно-аналитический центр Министерства внутренних дел Российской Федерации и информационные центры МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации.

Генеральная прокуратура Российской Федерации:
Место нахождения: 125993, ГСП-3, Россия, Москва, ул. Б. Дмитровка, 15а
Официальный сайт: genproc.gov.ru

Министерство внутренних дел Российской Федерации:
Место нахождения ЗИЦ Главного управления МВД России по г. Москве — 127994, г. Москва, ул. Петровка, д. 38
Место нахождения ИЦ Главного управления МВД России по Московской области — 125009, г. Москва, Никитский пер., д. 3
Официальный сайт: mvd.ru

Документ, имеющий апостиль, имеет равную юридическую силу в любом государстве — участнике международного договора — Конвенции от 05 октября 1961 года.

Консульская легализация документов

Консульская легализация документов — более сложная процедура — применяется в отношении документов, исходящих из компетентных органов государств, не присоединившихся к Конвенции от 05 октября 1961 года и не заключивших с РФ договоров о взаимном признании официальных документов.

Документ, имеющий консульскую легализацию, действителен только в государстве, консульское учреждение которого проставило легализационную запись на документе.

Учреждения в Российской Федерации, осуществляющие консульскую легализацию:

1. Консульские учреждения Российской Федерации осуществляют консульскую легализацию иностранных официальных документов, составленных на территории страны пребывания.

2. Министерство иностранных дел Российской Федерации осуществляет консульскую легализацию документов, составленных на территории Российской Федерации.

Министерство иностранных дел Российской Федерации:
Место нахождения: 119200, г. Москва, Смоленская-Сенная пл., д. 32/34
Официальный сайт: mid.ru

Консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации:
Место нахождения: 119121, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12
Официальный сайт: kdmid.ru

Консульской легализации не подлежат иностранные официальные документы, которые противоречат законодательству Российской Федерации или содержание которых может нанести вред интересам Российской Федерации.

Обращаем Ваше внимание на то, что все документы, изложенные на иностранных языках, в том числе апостили и консульские записи, для действия в Российской Федерации должны быть переведены на русский язык. Аналогичные требования предъявляются и к документам, исходящим из Российской Федерации для действий в любом из государств, где русский язык не является официальным.

Перевод документа в России является действительным, если подлинность подписи переводчика на переводе документа засвидетельствована российским нотариусом.